Inbox Zero

 

1.    Inbox Zero là gì?  

Inbox Zero là một phương pháp quản lý email do chuyên gia năng suất Merlin Mann khởi xuống. Ý tưởng đằng sau phương pháp Inbox Zero là giữ cho hộp thư đến của bạn ngăn nắp và không bị lộn xộn bằng cách trả lời hoặc xóa email càng nhanh càng tốt. Mục tiêu của Inbox Zero là giúp bạn quản lý email của mình hiệu quả hơn, đồng thời giảm căng thẳng và lo lắng liên quan đến việc hộp thư đến lộn xộn. Hộp thư đến hoàn toàn trống rỗng dường như là điều không thể, nhưng với các hành động hợp lý, chúng ta sẽ quản lý được hộp thư một cách hiệu quả nhất.

2.      Nguồn gốc của phương pháp Inbox Zero

Inbox Zero lần đầu tiên được giới thiệu bởi Merlin Mann trên trang web 43 Folders của chính ông. Ban đầu, Inbox Zero chưa gây được chú ý nhưng sau đó đã tạo được sức hút khi Mann có bài nói chuyện vào năm 2007 tại Google Tech Talk. Anh giải thích cách Inbox Zero  có thể được sử dụng để giúp mọi người quản lý email của họ.

3.    Lợi ích của việc đạt được Inbox Zero

Mặc dù việc đạt được Zero Inbox có thể là một thách thức, nhưng nó mang lại nhiều lợi ích, cụ thể
như:

·      Cải thiện sự tập trung và ít căng thẳng hơn

Bằng cách trả lời hoặc xóa email nhanh chóng, bạn có thể giữ hộp thư đến của mình sạch sẽ và ngăn nắp. Điều này có thể giúp bạn luôn cập nhật các email quan trọng và giúp tìm email dễ dàng hơn khi cần.

·      Tăng năng suất

Đạt được Zero Inbox cũng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách trả lời email nhanh chóng và hiệu quả, bạn có thể giải phóng thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ và dự án quan trọng. Điều này có thể giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, điều này có thể dẫn đến tăng năng suất.

 

·      Tổ chức công việc tốt hơn

Cuối cùng, đạt được số 0 trong hộp thư đến có thể giúp bạn giảm bớt căng thẳng. Bằng cách trả lời email một cách nhanh chóng và hiệu quả, bạn có thể tránh được cảm giác quá tải trong hộp thư đến của mình và giảm căng thẳng do quá tải email

(Nguồn: http://www.connectedlearningstl.org/wecreate/inbox-zero-online-pd)

 

4.    Làm thế nào để đạt được Zero Inbox?

1. Unsubscribe nhận bất kỳ danh sách email hoặc bản tin nào mà bạn không cần hoặc không muốn nữa. Điều này có thể giúp giảm số lượng email bạn nhận được, giúp bạn sắp xếp hộp thư đến dễ dàng hơn.

2. Tạo thư mục hoặc nhãn để sắp xếp các email còn lại của bạn.  Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng tìm thấy email khi cần và sắp xếp hộp thư đến của bạn.

 

3. Tạo rules hoặc bộ lọc tự động sắp xếp email đến. Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng sắp xếp email vào các thư mục hoặc nhãn tương ứng của chúng để bạn không phải sắp xếp chúng theo cách thủ công mỗi lần.

4. Xử lý từng email trong hộp thư đến của bạn. Theo kỹ thuật do Merlin Mann phát triển, mỗi khi nhận được email, bạn nên:

·      Xóa (Delete) hoặc archive: Nếu email không còn phù hợp hoặc cần thiết, hãy xóa hoặc archive nếu sau này bạn có thể cần đến.

·      Ủy quyền (Delegate): Nếu email yêu cầu người khác xử lý hoặc bạn không thể xử lý, hãy ủy quyền cho người thích hợp.

·      Trả lời (Respond): Nếu email có thể được trả lời nhanh chóng và dễ dàng, hãy trả lời ngay lập tức.

·      Trì hoãn (Defer): Nếu email yêu cầu phản hồi dài hơn hoặc phức tạp hơn hoặc cần theo dõi sau, hãy sắp xếp thời gian trên lịch của bạn để giải quyết sau.

·      Thực hiện (Do): Nếu email có thể được xử lý nhanh chóng và dễ dàng, hãy thực hiện ngay.

Bằng cách làm theo các bước này và thường xuyên kiểm tra cũng như xử lý email của bạn, bạn có thể duy trì hộp thư đến trống và luôn cập nhật thông tin liên lạc qua email của mình.

(Nguồn: https://www.getautomated.net/inbox-zero-ultimate-guide-gmail/)

 

5.    Tips để duy trì Inbox Zero

Đạt được số 0 trong hộp thư đến là điều tuyệt vời, nhưng việc duy trì Inbox Zero là một thách thức khác.  Để đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật email của mình và hộp thư đến của bạn không bị đầy trở lại, đây là một số chiến lược bạn có thể sử dụng để duy trì hộp thư đến bằng không.

·      Sử dụng quy tắc hai phút (two-minute rule). Quy tắc này nói rằng nếu một email có thể được xử lý trong hai phút hoặc ít hơn, hãy làm điều đó. Điều này có thể giúp bạn trả lời email một cách nhanh chóng để chúng không bị chất đống trong hộp thư đến của bạn.

·      Sử dụng quy tắc “chạm một lần” (touch it once). Quy tắc này quy định rằng nếu bạn mở một email, bạn nên trả lời, xóa hoặc lưu trữ, trì hoãn hoặc ủy quyền. Điều này có thể giúp bạn nhanh chóng xử lý email và sắp xếp hộp thư đến của bạn.

·      Sử dụng quy tắc “không cc” (no cc). Quy tắc này nêu rõ rằng nếu bạn không phải là người nhận chính của email, thì bạn không nên trả lời email đó. Điều này có thể giúp bạn tránh các email không cần thiết trong hộp thư đến của mình và giữ hộp thư đến của bạn ngăn nắp.

·      Giới hạn thời gian bạn kiểm tra hộp thư đến mỗi ngày. Kiểm tra email của bạn mỗi giờ một lần hoặc hơn trong vài phút là đủ.

 

Tài liệu tham khảo

[1].         http://www.connectedlearningstl.org/wecreate/inbox-zero-online-pd

[2].         https://www.getautomated.net/inbox-zero-ultimate-guide-gmail/

[3].         https://www.techtarget.com/whatis/definition/inbox-zero

[4].         https://hive.com/blog/inbox-zero/

[5].         https://blog.doist.com/inbox-zero/

[6].         https://missiveapp.com/blog/inbox-zero