Mỗi ngày một điều mới cùng Tr Anh: Kaizen

“Kaizen is everyday improvement—every day is a challenge to find a better way of doing things. It needs tremendous self-discipline and commitment.”

– Masaaki Imai, Founder of Kaizen Institute

1. Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là “good change”, “change for the better” hoặc “improvement". Đó là một triết lý kinh doanh của Nhật Bản liên quan đến các quy trình liên tục cải thiện hoạt động và có sự tham gia của tất cả nhân viên. Kaizen coi việc cải thiện năng suất là một quá trình dần dần và có phương pháp. Khái niệm kaizen bao gồm các ý tưởng liên quan đến việc làm cho môi trường làm việc trở nên hiệu quả và hiệu quả hơn bằng cách tạo ra bầu không khí nhóm, cải thiện các quy trình hàng ngày, đảm bảo sự gắn kết của nhân viên và khiến công việc trở nên viên mãn hơn, ít mệt mỏi hơn và an toàn hơn.

Mục tiêu tổng thể của kaizen là thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian cụ thể để tạo ra những cải tiến trong công ty. Cải tiến có thể đến từ bất kỳ nhân viên nào vào bất kỳ lúc nào. Ý tưởng là mọi người đều có lợi ích trong sự thành công của công ty và mọi người nên cố gắng, mọi lúc, để giúp làm cho mô hình kinh doanh tốt hơn.

Nhiều công ty đã áp dụng khái niệm kaizen. Đáng chú ý nhất, Toyota sử dụng ý nghĩa và triết lý kaizen trong tổ chức của mình. Toyota coi kaizen là một trong những giá trị cốt lõi để cải thiện hệ thống sản xuất của mình. Toyota khuyến khích và trao quyền cho tất cả nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải thiện tiềm năng và tạo ra các giải pháp khả thi.

(Nguồn: https://leansmarts.com/lean-101/kaizen/)

2. 10 nguyên tắc Kaizen

Vì việc thực hiện Kaizen đòi hỏi phải có tư duy đúng đắn trong toàn công ty, nên 10 nguyên tắc đề cập đến tư duy Kaizen thường được coi là cốt lõi của triết lý.

· Bỏ qua các giả thiết.

· Hãy chủ động giải quyết vấn đề.

· Không chấp nhận hiện trạng.

· Từ bỏ chủ nghĩa hoàn hảo và xây dựng thái độ thay đổi mỗi ngày.

· Tìm kiếm giải pháp khi bạn tìm thấy lỗi hoặc sai sót.

· Tạo một môi trường trong đó mọi người cảm thấy được trao quyền để đóng góp và để thay đổi.

· Đừng chấp nhận những vấn đề hiểu nhiên; thay vào đó, hãy hỏi "tại sao" năm lần để tìm ra nguyên nhân gốc rễ.

· Thu thập thông tin và ý kiến từ nhiều người.

· Sử dụng sự sáng tạo để tìm ra những cải tiến nhỏ, chi phí thấp.

· Không bao giờ ngừng cải thiện.

3. Các bước thực hiện Kaizen

(Nguồn: https://www.techtarget.com/searcherp/definition/kaizen-or-continuous-improvement)

Kaizen có thể được thực hiện theo chu trình bảy bước để tạo ra một môi trường dựa trên sự cải tiến liên tục. Phương pháp có hệ thống này bao gồm các bước sau:

· Thu hút nhân viên tham gia (Get employees involved). Lôi kéo sự tham gia của nhân viên, bao gồm cả kêu gọi sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề. Làm như vậy sẽ tạo ra thái độ ủng hộ cho sự thay đổi.

· Xác định vấn đề (Find problems.): Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả nhân viên, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Tạo một danh sách nếu có nhiều vấn đề.

· Tìm giải pháp (Create a solution). Khuyến khích nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo. Chọn ra một hoặc nhiều giải pháp tối ưu từ các ý tưởng được trình bày.

· Thử nghiệm giải pháp (Test the solution). Tạo các chương trình thử nghiệm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để thử nghiệm giải pháp được chọn.

· Phân tích kết quả (Analyze the results). Ghi nhận kết quả, kiểm tra tiến độ, từ đó xác định mức độ thành công của sự thay đổi.

· Nếu kết quả khả quan, hãy áp dụng giải pháp trong toàn tổ chức.

· Những bước này cần được lặp lại liên tục, với các giải pháp mới được thử nghiệm khi thích hợp hoặc danh sách các vấn đề mới được giải quyết.

4. Tiếp cận Kaizen theo chu trình Deming

Chu trình Deming hay còn gọi là chu trình Shewhart gồm bốn bước - plan, do, check, act, hay viết tắt là PDCA – cũng được xem là một cách tiếp cận khác của Kaizen